Kada se govori o digitalizaciji poslovnih procesa, implementacija eRačuna samo je jedan od elemenata koje treba uklopiti u širu sliku digitalne transformacije poduzeća i stvaranja digitalnog ureda. S time se slaže Igor Javor, direktor Službe podrške sustavima za upravljanje dokumentima u tvrtki mStart. "Tvrtka mStart je svoja iskustva u automatizaciji poslovnih procesa između poslovnih partnera počela stvarati prije dvadesetak godina, pružajući podršku Konzumu u slanju elektroničkih narudžbenica prema Podravki i P&G-ju.
Par godina kasnije, dolaskom inozemnih maloprodajnih lanaca, implementirali smo razmjenu elektroničkih dokumenata na strani domaćih proizvođača. Negdje u to vrijeme, s partnerima smo implementirali i sustave za digitalizaciju papirnate dokumentacije te njeno pohranjivanje u elektroničku arhivu", kaže Javor i nadodaje da danas mnoge tvrtke prepoznaju koristi koje im može donijeti digitalizacija poslovnih procesa. Jednostavno je, navodi, postalo preočito da se postojeći poslovni procesi mogu i moraju provoditi brže i efikasnije. Tom općem dojmu svakako je pridonio i eRačun tj. njegova snažna primjena od prvog srpnja prošle godine od kada su Javni naručitelji u obvezi zaprimanja eRačuna.
Što s papirnatim računima?
"Međutim, implementacija eRačuna, osim što donosi vidljive koristi, otvara i cijeli niz pitanja s kojima se tvrtke prije nisu susretale. Kako riješiti arhivu izlaznih računa, na koji način posložiti proces zaprimanja ulaznih računa, kako organizirati odobravanje ulaznih računa te na koji način općenito riješiti arhivu elektroničkih dokumenata? Osim toga, postavlja se pitanje mogu li se rješenja implementirana za eRačun primijeniti i na neke druge dokumente poput ugovora, ponuda, putnih naloga te na koji način se elektronički dokumenti mogu povezati s transakcijama u ERP sustavu?
Držeći u fokusu rješavanje poslovnih ciljeva naših klijenata, tvrtka mStart je svoja dosadašnja iskustva u ovom području artikulirala kroz nekoliko produkata / usluga.To su digitalizacija papirnatih dokumenata, mArhiva, mEDI, eRačun i mProces", kaže Javor te u nastavku objašnjava svaku od njih. Digitalizacija papirnatih dokumenata omogućava pretvaranje papirnatih dokumenata u PDF-ove uz izuzimanje bitnih metapodataka pomoću kojih su elektronički dokumenti pretraživi u elektroničkim arhivama. Osim što mStart klijentima pruža usluge skeniranja, u prilici je ponuditi rješenja i konzalting za stvaranje vlastitog 'scanning pointa' kako bi tvrtke samostalno pretvarale papirnate dokumente u elektronički oblik.
Procesi odobravanja
mArhiva je sustav za arhiviranje elektroničkih dokumenata. Klijentima je dostupna on-premise ili cloud opcija. Arhiva je organizirana prema tipovima dokumenata koji imaju unaprijed određene atribute po kojima je moguće pretraživanje i koji su osnova za definiranje sigurnosnih pravila za pristup pohranjenim dokumentima. Moguće je arhiviranje različitih oblika dokumenta (tzv. rendicije, npr XML i PDF eRačuna) te različitih privitaka koji prate dokumente. mArhiva posjeduje različite konektore pomoću kojih se može spojiti s drugim sustavima, poput ERP-a, CRM-a ili sustava za razmjenu elektroničkih dokumenata. mEDI je sustav za razmjenu elektroničkih dokumenata. EDI (Electronic Data Interchange) je postao nezamjenjiv u poslovnim procesima partnera koji sudjeluju u opskrbnom lancu (eng. Supply chain).
Osim što ubrzava procese i podiže točnost podataka koji prate robu u lancu opskrbe, neki poslovni modeli u logistici su neprovedivi bez EDI.-ja. Dobar primjer za to je uslužna logistika (3PL – 3rd party logistics) gdje dobavljač robe svom logističaru šalje elektroničke naloge za isporuku dok logističar klijentu povratno šalje elektroničke dokumente o isporučenim količinama. Uz to logističar, ako posjeduje sustave za digitalizaciju i elektroničku arhivu, klijentu može ponuditi i slike potpisanih otpremnica što bitno skraćuje vrijeme fakturiranja robe od strane dobavljača prema krajnjem kupcu. eRačun je elektronički dokument koji omogućava razmjenu računa bez papira.
Prije početka razmjene, poslovni partneri postižu međusobni dogovor o početku razmjene eRačuna tako da primatelj eRačuna daje suglasnost pošiljatelju da mu može početi slati elektroničke račune (tj. da može prestati slati papirnate račune). mStart je posrednik za razmjenu eRačuna i snažno podupire interkonekcije s drugim posrednicima kako bi zainteresirani poslovni partneri, korisnici usluga drugih posrednika, u što većoj mjeri mogli razmjenjivati elektroničke dokumente. mProces je sustav za upravljanje procesima nad digitalnim dokumentima.
Klijentima mStarta je dostupna on-premise ili cloud opcija. Dobar primjer primjene mProcesa je upravljanje procesom odobravanja računa, bilo da su u tvrtku stigli papirnati računi (koji su na ulazu digitalizirani) ili eRačuni. Proces odobravanja je isti. Sustav omogućava transparentnost procesa odobravanja ulaznih računa čime se povećava brzina i točnost odobravanja. Općenito, upravljanje procesima nad digitalnim dokumentima osigurava veću učinkovitost poslovnih procesa, a mProces, s konektorima prema ERP i arhivskim sustavima te mobilnom aplikacijom, omogućava brži protok i dostupnost informacija korisnicima sustava.
Javor navodi kako se navedena rješenja mogu implementirati pojedinačno ili više njih skupa. Iako tvrtke koje pokreću digitalnu transformaciju imaju jasno definirane ciljeve, često su putevi do ostvarenja tih ciljeva poprilično različiti. Ovise o trenutnim prioritetima, 'pritiscima' poslovnih partnera, drugim projektima i sl. Kad god je u prilici, mStart savjetuje svojim klijentima da idu malim koracima, počnu s 'quick win' projektima te omoguće organizaciji prihvaćanje implementiranih rješenja i promjene poslovnih procesa koje pri tom neminovno nastaju. mStart osim izbora implementacije pojedinih rješenja omogućava i fleksibilne cjenovne modele pomoću kojih je moguće balansirati troškove i ostvarene benefite. mStart je s navedenim rješenjima osim u Hrvatskoj već prisutan na tržištu regije, a za neka od tih rješenja postoji i realan potencijal za iskorak na inozemno tržište.
Bez papira za 5 do 10 godina
Što se tiče pitanja kada bi se Hrvatska mogla kompletno riješiti papira Javor smatra da bi to moglo biti u sljedećih pet do deset godina. "Slovenija je već danas bez papira. Kod nas je značajan posao napravila država kada je 1. srpnja 2019. obavezala tvrtke koje s njom posluju na korištenje e-računa. To je pokrenulo realni sektor koji je sada u prilici iskoristiti implementirana rješenja u međusobnom poslovanju. Treba istaknuti da u srednjem poduzetništvu, u koje polako ulazi EU novac, dobro promišljaju i intenzivno se bave digitalnom transformacijom", zaključuje Javor.
* Sadržaj omogućio mStart
Naše klasje d.o.o.
Jedan od naših poslovnih ciljeva je povećati učinkovitost u internim i eksternim poslovnim procesima korištenjem digitalne, informacijske tehnologije. Implementacija mStartovih rješenja za digitalizaciju dokumentacije, elektroničku arhivu, razmjenu i odobravanje elektroničkih dokumenata i eRačuna, koja su integrirana s našim poslovno informacijskim sustavom, ERP-om, svakako je važan korak u ostvarenju tog cilja, ističe voditeljica informatike u Našem klasju Marina Šimunić.
Žitoproizvod d.d.
Sa zadovoljstvom mogu reći da je naša suradnja s mStartom na području implementacije i redovnog korištenja mEDI servisa prožeta visokom razinom kvalitete i stabilnosti koja nam je omogućila da našim kupcima (vodećim maloprodajnim trgovačkim lancima u RH), pružimo viši nivo usluge te kroz njihovo zadovoljstvo i u tom segmentu poslovne suradnje gradimo dugoročno održiv partnerski odnos. Veselimo se suradnji s mStartom na predstojećim aktivnostima u implementaciji postojećih EDI servisa kod ostalih partnera koji žele tu vrstu naše usluge, kao i novih EDI servisa koje planiramo implementirati kako bi daljnjom digitalizacijom dijela poslovnih procesa učinkovitost svojih partnera i vlastitu podigli na još veću razinu, kaže direktor Žitoproizvoda Tihomir Škoda.
Tokić d.o.o.
mProces smo implementirali prije gotovo dvije godine i ostvarili značajne uštede na vremenu odobravanja dokumenata, a integracija s ERP sustavom je jako ubrzala knjiženje. Vrijeme potrošeno na pretraživanje dokumentacije je višestruko manje nego prije, a dodatna prednost za korisnike je da fizički više ne moraju biti prisutni u uredu kako bi riješili neki predmet. Osim računa i narudžbenica kroz workflowe odobravamo i drugu dokumentaciju poput ugovora, polica osiguranja i sl. Sada u svakom trenutku točno znamo gdje se koji dokument nalazi te brže odrađujemo plaćanja prema klijentima, što nas čini efikasnijima, a naše klijente zadovoljnijima, naglašava Darko Jovin, direktor logistike i informatike u Tokiću.
PIK Vrbovec plus d.o.o.
Digitalizacija poslovanja zahtijeva od poduzeća jasno definiranu strategiju i postavljene ciljeve, a za rezultat ima smanjenje troškova i optimizaciju samih poslovnih procesa. S obzirom na to da dnevno obrađujemo veliku količinu podataka, mStart poslovna rješenja omogućila su nam da uspješno provedemo digitalizaciju u našem poduzeću te osigurala lakše i brže upravljanje poslovnim procesima i dokumentima, kaže Kristijan Babić, rukovoditelj službe informacijske i komunikacijske tehnologije u Sektoru logistike i operativne podrške PIK Vrbovca.
